AVG – de privacywetgeving

Uw gegevens bij gymvereniging D.O.S. Den Oever:

Sinds 25 mei 2018 is er nieuwe privacywetgeving in werking: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij onze vereniging hechten we veel waarde aan de privacy van onze leden. Daarom willen we u toelichten waarom we gegevens van u nodig hebben en wat we er mee doen.

Waarom hebben we uw gegevens nodig?

Kort gezegd voor identificatie van u, documentatie van ons handelen en communicatie met u.
Om ons ledenbestand aan te maken hebben we een aantal gegevens van u nodig. Met dit ledendossier kunnen (en moeten) we bijhouden welke diensten we aan u verleend hebben. Met deze gegevens kunnen we met u communiceren via post, telefoon of e-mail.

Ook moeten we uw financiële gegevens bijhouden. Dit laatste ook omdat wet- en regelgeving ons verplicht deze gegevens te bewaren. We letten er op dat we alleen die gegevens van u vragen die we daadwerkelijk nodig hebben voor een goede dienstverlening.

Welke gegevens hebben we van u nodig?

Voor het aanmaken van een ledenbestand hebben we nodig:
Naam, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer(s) waarop we u (de leden)  kunnen bereiken, e-mailadres en geboortedatum. Indien van toepassing dan noteren wij ook de gegevens van uw vertegenwoordiger zoals bijvoorbeeld een ouders/verzorgers.

Bent u verplicht deze gegevens af te geven?

U bent natuurlijk niet verplicht uw gegevens aan onze ledenadministratie te geven. Doet u dit echter niet, dan kunt u echter geen lid worden van D.O.S. Den Oever.
Met het afgeven van de bovenstaande gegevens geeft u uitdrukkelijk toestemming om deze (schriftelijke) gegevens te verwerken en te bewaren. Het betreft hier geen beeldmateriaal.

We hebben uw gegevens nodig voor de volgende doelen:

• Aanmaken lidmaatschap van de vereniging
• Naam, adres, geboortedatum en telefoonnummer voor onze leiding om u te kunnen bellen/e-mailen/appen/post te verzenden, indien dit nodig is om onze lessen en activiteiten uit te kunnen voeren
• om uw betaling van de (bonds-) contributie af te kunnen handelen
• om leden te kunnen inschrijven voor wedstrijden/evenementen
• om u te kunnen informeren over (wijzigingen) binnen onze vereniging

Uw e-mailadres gebruiken we ook om onze nieuwsbrief toe te sturen. U kunt echter altijd aangeven of u onze nieuwsbrief al dan niet wenst te ontvangen via dezelfde nieuwsbrief.

Wat gebeurt er met uw gegevens?

Deze worden opgeslagen in de ledenadministratie van de KNGU. Ze worden uitsluitend gebruikt voor de hierboven beschreven doelen. Alle gegevens blijven bewaard zonder termijnbepaling. Bij incidentele opschoning en gebrek aan contactmomenten in de periode van 5 jaren of langer, of het overlijden van een lid worden de gegevens desbetreffende op ‘inactief’ gezet.

Delen we uw gegevens met andere partijen?

Ja, in principe werken we samen met een aantal partijen:

Onze ledenadministratie is een programma van de KNGU, namelijk Digimembers. In onze opdracht verwerken en bewaren zij uw gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze aan hen zijn toevertrouwd.

Gekoppeld aan Digimembers is het Loket van de KNGU. Vanuit dit loket worden de deelnemers aangemeld voor diverse wedstrijden/evenementen welke georganiseerd worden door de KNGU.

De KNGU gebruikt de aangeboden data voor het afsluiten van een collectieve verzekering voor leden en tevens voor analyse en statistische doeleinden.

Naast de door KNGU georganiseerde evenementen kan het voorkomen dat wij aan externe evenementen deelnemen. In principe worden er geen individuele gegevens doorgegeven aan derden mits wij dit van te voren aan u kenbaar hebben gemaakt en of uw toestemming hiervoor hebben gekregen.

Op het aanmeldingsbriefje wat u heeft ingevuld bij het aangaan van het lidmaatschap heeft u kunnen aangeven dat u wel of geen bezwaar maakt tegen het publiceren van beeldmateriaal op social media/website/nieuwsberichten en/of krantenberichten. Dit houdt in dat wij tijdens evenementen en lessen foto’s en/of beeldmateriaal kunnen maken die geplaatst kunnen worden op onze website, facebookpagina en/of onze nieuwsbrief etc. Deze partijen (website, facebook en Mailchimp (het programma van onze nieuwsbrief) hebben wij uiteraard gecheckt op het werken via deze nieuwe wetgeving (AVG) zodat wij weten dat uw gegevens ook daar veilig behandeld worden.

Tevens worden er geregeld uitslagen (met vermelding van de naam van ons lid) en mogelijk een foto geplaatst in de lokale krant.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan anderen dan hierboven aangegeven, zonder uw schriftelijke verzoek.

Zijn uw gegevens veilig?

We nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Het blijven natuurlijk uw gegevens!

U heeft te alle tijden het recht op inzage in uw persoonsgegevens en de mogelijkheid om uw gegevens te corrigeren of te laten verwijderen. Na identiteitscontrole wordt er met u bepaald om welke gegevens het gaat en wat er mee moet gebeuren. U kunt hiervoor een email sturen naar info@dosdenoever.nl , ons telefonisch benaderen op 06-53 89 77 30 of langskomen tijdens onze lessen voor info bij onze leiding.